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不在辦公室怎麼辦公事?

筆記型電腦剛開始在個人電腦市場攻城掠地的時候,電視上常常出現一個男子或女子獨自坐在咖啡廳中,盯著自己的筆電就陷進了自己的思緒中,一種美好的都會感油然而生。然而戲劇和現實中終究是有差距的,然而畫面中沒有告訴你的是,除了使用電腦中僅有的安裝軟體之外,沒有網路支援,眼前的龐大工具似乎就別無用處了,筆電成了一個笨重的裝飾品。

下午三點鐘,南京東路商業區密集的連鎖咖啡廳,這裡暫時幻化成了燈光美氣氛佳的辦公室,人手一台電腦,一杯咖啡,公事就這麼開始被就地處理了起來,電話、簡訊的溝通很輕鬆,查詢資料、E-mail文書往來很方便,即使需要實體書面也不需要慌張,從容的走到隔壁的便利商店,彩色黑白影印列印都不是問題,收發傳真更是簡單。人類開始打破辦公室的圍牆隔版,行動辦公室蔚為風潮。

網路讓辦公室四處漫遊

這些年間,資訊科技以驚人的速度往前推進,造就行動辦公室的重要技術因素如無線網路、以及上網的硬體如筆記型電腦、手機等,都已經有大幅進步。無線網路的普及是造就行動辦公室不可或缺的關鍵之一,而近年來無線網路的品質提升也讓許多人的離開辦公室或家裡的上網意願提高許多,許多知名連鎖咖啡廳、速食店都是熱點(Hotspot)的涵括範圍,於是這些地點可以說是行動辦公室的大本營,此外,在克服了電信技術後,3G/3.5G無線網卡的推廣也讓上網範圍更加擴大,在都會區這些網路較為密集的地區上網品質相當穩定,自由的網路使用讓辦公室的空間無限放大。

筆電構築行動辦公室

打造行動辦公室的另一個要因—輕巧的筆電如今也有了相當的改善。近年來許多廠商積極投入更輕巧的低價電腦(Netbook, 如華碩的eee pc、宏碁的Aspire One、HP-2133等)研發也顯示出人類對於行動的渴望,一萬元左右的平易價格、近一公斤的輕巧,他們具備的網路功能讓人輕鬆和世界接軌,輕巧的身形更易於攜帶,但即使不選擇這些陽春型電腦,市面上也尚有許多功能更為強大的輕巧筆電可供選擇,電腦加上網路,在資訊E化已經相當徹底的時候,許多工作僅需這些工具就可以就地開工,辦公室的位置不再是重點。

除了電腦和網路之外

然而更強大的行動力也需要更完善的軟體來做統整,為了造就「透過網路掌握所有的狀況」的理想,目前有許多軟體公司都可以針對不同的需求量身訂做專屬的客製化程式,無論電話紀錄、簡訊、電子郵件、傳真等都可以被整合,只要透過網路進入自己的後台系統一切都一目了然。

行動辦公室的不完美

行動辦公室
的概念成形後,移動變成了一種選擇,而不是必須,要處理公事的時候,辦公室不再是唯一的選擇,而是自己選擇要在哪裡辦公事。這樣的模式聽起來很自由,但是自由的背後難免還是會有一些缺點,例如頻繁的使用不同的網路自然就讓自己的資訊安全受到較大的威脅。此外自由的工作時間空間創造的究竟是更好的工作品質,或者只是更輕易的傷害了自己的生活品質?兩者間的平衡需要費心去維持。

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