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善用委外,走向虛擬辦公室時代-中小企業生存戰

「有一段時間,我以為我和我的公司都要倒下了。」四十一歲的江先生,7年前因公司裁員而離開服務近十年的某大企業,花光積蓄創立了一家電子貿易公司,創業初期頗有獲利,但兩年多前受不景氣波及而面臨倒閉危機。江先生回憶過去說:「營業前幾年公司的營運狀況不錯,雖然不算賺大錢,但業績每年都有穩定的成長。

為擴展事業,公司增聘不少人手,最多的時候有三十多名員工,可是從兩年多前開始,經濟不景氣,生意少了,每月的開支卻沒有減少,慢慢地我意識到公司的財政出現很大的問題,看著會計報表,我看到的是一筆一筆的紅字;三十多名員工的薪水、辦公室的租金、辦公器材的維修保養費,每月都是一百多萬的支出。」

與大部分中小企業一樣,江先生的公司也在這幾年間隨著國際大市起伏,在市場氣氛好的時候,擴充業務、增加人手、搬新辦公室,但是缺乏有計劃的發展規劃的後果卻是經營成本的日漸加重,在大市看好時期,或許能收達到支平衡,一旦遇到市場不穩,很容易就會因為收支不平衡而成為市場犧牲品。

儘管痛苦,但為了公司的生存,江先生不得不進行裁員,從全盛時期的三十多位員工裁減到十幾個,其中大部分是總機、秘書等行政人員,辦公室也從台北市中心搬到工業區。雖然人事與租金開銷減少,可以暫時鬆一口氣,不過經營情況卻未見好轉,他發現客戶正逐漸流失,江先生說:「一開始,我以為是業務人員沒有認真工作,追究下來才知道,問題出在秘書身上。為了減低成本,當時只請了一名沒有工作經驗的秘書,負責接電話記錄客戶資料或報價等等。

但除了一些基本的電腦操作之外,其實秘書對公司的事並不熟悉,也沒有受過專業訓練,導致許多合作多年的廠商投訴,下單、詢價都要等上一、兩個禮拜,很多時候連誰打來,打來找誰,全都搞不清楚,電話留言一塌胡塗,甚至新客戶的來電最後不知所蹤,造成公司很大損失。只是公司每個人都忙於拜訪客戶衝刺業績,根本不可能花時間去培訓她,再說,我本身也不是行政客服人員,要教也沒辦法;可是生意不等人,客戶上門找你找不到,自然找別家去。」

當時,江先生曾考慮增聘幾名資深秘書,但礙於成本而非常猶豫,朋友建議他使用安石行動商務中心的「電話秘書」服務。他抱著姑且一試的心態,與安石行動商務中心接洽,洽談之後,他才意識到專業與否的秘書,對客戶的回流率其實起著關鍵性的作用。

而安石的業務發展管理師在深入了解過江先生的情況後,提議他除了「電話秘書」外,可考慮搭配「虛擬辦公室」服務,進行辦公室e化,每日為他的企業代收傳真並以電子檔形式建檔傳送,確保資料的完整性之餘,更可以減少傳真機等辦公室器材的成本,而且通訊地址也能從工業區遷回台北市的高級地段,有助於重建公司的整體形象。

「剛使用的時候,也只是抱著觀望態度,覺得『電話秘書』和『虛擬辦公室』的收費比請一個工讀生還要便宜,應該不會有很大的幫助,真的沒想到安石的整個服務規劃和系統這麼完善,除了有清楚公司情況的專業電話秘書為我接聽專線外,也先替我做簡單的瞭解和處理,遇到有時效性的來電時,還會立刻以手機或簡訊通知我,加上每天傳送的詳細通聯記錄和所有e化傳真,確實大量節省了我的時間。」

江先生笑著說:「現在我的員工數又增加回二十人左右,但絕大部分都是業務人員,因為我已經不需要再花錢去聘請一堆行政跟總機人員,辦公室裡面也不會再聽到傳真機刺耳的聲音。省下了人事費和租金,公司比以前有更多資金去引進新技術,安石行動商務中心對我們的發展確實很有幫助。」

台灣的中小企業佔市場企業總數的96%,是台灣經濟發展與社會安定的原動力,然而,全球產業的不斷變遷,形成中小企業也必須跟著轉型,面對經濟環境的劇烈改變,中小企業動輒有倒閉危機,江先生的案例其實每天都在發生,但或許很多傳統中小企業還沒真正意識到,全球企業都正走向商務委外與企業虛擬化。

在上禮拜的專業分工精緻化 全球委外新趨勢—跨國企業的瘦身術中,我們談及跨國企業如何善用委外,但事實上,人小力弱的中小企業比跨國集團更需要委外服務的的幫助。面對市場的不穩定,中小企業勢必需著手減少成本,以行政委外取代本身的人力負擔,多利用「虛擬辦公室」等方式,來增加效率及對客戶的掌握度,中小企業若要具備未來競爭力,則必須跟隨跨國企業的腳步,善加利用商務委外降低營運成本,並致力於企業e化,相信才是最重要的成功關鍵。



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