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虛擬辦公室(行動辦公室)-效率及形象的提昇

自從2000年開始,網路日漸普遍,隨時隨地辦公的可行度大大增加,虛擬辦公室,也就是行動辦公室的觀念也逐漸興起。經營一個成功的事業,客戶的掙取、維護及再消費是非常重要的。客戶必需要能夠隨時隨地的找到您,或是公司裡可以幫忙解決事務的人,例如公司的業務、客服人員、秘書等。

客戶總是相信公司裡,一定可以有人在為他們服務,解決他們的疑難,假如客戶對您的產品表示有興趣時,您必需要能夠馬上回覆對方,以免錯失訂單,因此能否在電話的另一端隨時滿足客戶的要求則是服成敗的關鍵。

但事實是─忙於主要業務的你,總是無閒處理查詢

行動辦公室服務提供您專業的後勤電話祕書,讓您的潛在客戶及現有客戶能夠獲得良好的即時回應﹔許多人認為行動辦公室及客服服務,只是回應來電及處理客戶郵件,如果您抱持這樣的舊觀念,那你就將會被日漸重視效率、形象和客服品質的新消費時代所淹蓋。

好的行動辦公室服務,應該包括有效協助它的客戶(企業主)減少許多時間,並且能將這時間用在經營者所需要知道的,無可取代的知識的。當行動辦公室的功能可以確保與客戶所有的溝通,與往來廠商所有的來往都能保持著一種有禮貌及專業的態度。如此一來,即使是一人公司,也可以擁有大公司的資源,例如受過良好訓練的客服專員,創造出大公司一樣的形象。

這邊有幾個特點是您必需要要求的


* 專業有禮貌的電話接待專員.
* 標準化的流程,所以即使您可以有清楚的期望
* 位於良好路段的商業地址,您可以用來放置在公司名片、簡介、宣傳品等上。
* 針對您的客戶來電,祕書必需能回答公司基本背景問題,並且傳達無誤。
* 傳真接收並傳達給您
* 郵件接收及處理
* 針對公司每日活動及服務作報告
* 每月服務檢討報告
* 會議室提供使用或租用
* 其它祕書服務或行政處理.

在國外,提供虛擬辦公室服務的業者有從個人、SOHO族,自己家裡桌上有數十支電話,提供來電接聽,到專業執行公司每天處理數百至數千通不同公司的電話.一般來說,這些SOHO或個人公司所提供的服務會是較不會是第一選擇!因為他們沒有像大型公司一樣投資相關系統及軟體在電話、電腦及配合的系統軟體設備上.

並且,在一般的SOHO或個人公司由於人力的限制,一次也只能回答一支電話,所以如果當他在忙線中,其它的電話可能變為沒人回應!最重要的要點是,若當您要將您的業務包出去給外面的虛擬辦公室公司,您一定要對這家公司感到放心、信賴,並且對其執行的人的能力感到滿意!

經營的彈性


另外一個重要的參考準則則是此虛擬辦公室的提供者是否能隨著公司的業經日益成長而提供更多加值的服務,讓公司經營更有彈性.隨著公司的成長,您可能不但會有更多的電話,並且您還需要更多有質量的服務,例如客戶關心電訪、報價及訂單處理等.如果您的虛擬辦公室的提供者可協助您更多這些其它的加值服務,這對您來講絕對是一個加值,因為他們已經對您的客戶及公司產品等有比較深的了解了!

如何衡量這一切都值得呢?

錯失潛在客戶的一通電話可能損失的代價是非常昂貴的.讓客戶看到名片上只有一個郵政信箱造成的不信任感也是很昂貴的.名片上只有一個行動電話讓人家知道這只是一個一人公司所付出的代價也可能是很昂貴的.最重要的,錯失了一個來電的成交機會更是一個很大的損失! 

記住,使用虛擬辦公室(行動辦公室)的服務絕對會比自行請人更具有經濟效應!

 

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