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SoHo的好幫手-虛擬辦公室

SoHo使用虛擬辦公室的好處是什麼呢?你的公司可以在較完整的資訊和傑出的溝通上經營,你的客戶可以在最短的時間內,與你的行銷業務和客服人員取得聯繫,當客戶們有電話時你可以隨時隨地的作出適當的回覆,是取得客戶的信任並且維持你和客戶間關係的重點之一。

虛擬辦公室,讓許多SoHo在公事方面無後顧之憂

一個虛擬辦公室將會提供你一個專業的信息管理系統,並且使潛在的客戶和原有的客戶留下一個好印象, 許多人認為虛擬辦公室和客服中心做的只是電話轉接和代收信件,但是更重要的是效率和形象!因此選擇一家好的虛擬辦公室服務公司,對一個聰明的SoHo族來說,是一件非常重要的事。

一個好的虛擬辦公室應該幫助SoHo你的客戶節省時間和金錢,在那些需要專業知識的任務及工作上,虛擬辦公室還可以確保所有和客戶、賣主和合作夥伴的溝通是透過專業和禮貌的處理過程。這個方法甚至可以使SoHo或一人公司擁有大公司的資源。好比是有專業素養的客服部人員和一個有規劃的電話應答流程,這不只會增加作業上的效率,更可以賦予公司一個獨立和專業的形象。

更重要的是,這對於給顧客的形象及穩固之前的客戶會帶來很大不同的影響。



一般常見的虛擬辦公室服務項目

* 有禮貌和專業的接待員
* 制度化的處理過程讓你知道你得到是怎樣的服務
* 一個良好路段的商業地址
* 他們提供致電者關於你公司的背景資料
* 每日的傳真接收
* 每日的傳真轉送至你的email
* 信件接收及信件轉寄服務
* 每日報表提供所有相關服務的明細
* 每月舉辦客戶服務的改進會議
* 會議室的提供及租用
* 其他秘書服務,如收據整理、文書打字等各式行政作業

Hello!SoHo!


虛擬辦公室提供者小至一些在家中只有20通電話的SoHo族,大到每天處理幾百甚至幾千通電話的專業經營者,SoHo是一個較不被接受的族群,因為他們沒有較大辦公室和企業系統及形象,SoHo族通常家裡電話即為其辦公電話,或是手機即為其聯繫電話,但重點是如何透過虛擬辦公室提供給你的客戶專業的形象,你可以交付你的公司給虛擬辦公室,但前提是確定你和你的虛擬辦公室的提供者以及其工作人員相處愉快。

如果有需要,安石有Soho客服及Soho電話行銷服務可以幫助您

另一個重要的觀點是當你的公司和需求持續的增長時,虛擬辦公室提供者有多少能力去提供更多的服務。

你不只將會有更多的電話通數,你也將會有更大的需求獲取更多的服務,如同增加客服和訂單管理。

如果你的虛擬辦公室提供者可以將你升級成為客服的客戶,優勢是因為他們已經很熟悉你和你的公司, 並且知道你的公司的優勢及特色,你可以相信他們可以做的很好。

同時,安石了解你的需求,也提供Soho專屬電話行銷服務,幫助您以合理的價格進行業務拓展。

值得花這麼多的錢嗎?

漏接客戶的電話所付出的代價是很昂貴的,客戶把郵政信箱當作你的通訊地址其代價也是會很昂貴的只有留手機的電話號碼在你的名片上其代價也是非常昂貴的;在任何原因下,喪失與一個來電者的合作機會絕對會是昂貴的。

要記得,使用虛擬辦公室的服務可以賦予你的公司一個專業的形象,並且比新增加一個工作人員更要節省金錢,因為使用一個新員工,可能眼前會為您帶來短期的效益,但長期而言,你需要付出更多的金錢、福利、教育訓練費用等各項支出……

如果你對國際事業是很認真的,千萬不要因 “喂”而把你的客戶嚇跑了大多數的人都有一個同樣的問題,就是對未知或是陌生的人和事會感到莫名的恐懼,這表示體驗新文化是令人興奮的也同時是令人害怕的。

最垂手可得的例子是有關語言的。在台灣,大家都必須從小就學英文,一直到高中畢業,更有許多為了加強他們的英語能力去就讀夜校和研讀雙語雜誌;事實上,在台灣,使英文成為第二語言是一個很重要的過程,但是許多人遇到外國人時並沒有勇氣去開口說英文,他們不只是害怕說出奇怪的話,也有一部分原因可能是他們擔心造成誤會時的尷尬。

但是通常當我-一個所謂的外國人,致電給台灣的公司,我聽到的是一個語音系統說 “如需英語服務請按2”我以為接起電話的人會以英文回答,但是十次有九次接電話的人還是回答 “喂??”

現在這個問題似乎變成了一個很小的問題,尤其如果當一開始以中文接電話的人發現致電的人偏好說英文,他們可以馬上以流利的英文回答,但是請記得,未知的人和事還是困擾著對大多數的人,當我致電到國外的國家時,我自己就遭遇到許多次這類的經驗,我想知道誰會接起電話?和我能不能夠跟那個人講到話?

如果我有選擇,我可能會選擇去減低讓我自己承受這種壓力的機會,下一次我有什麼需求,我會致電給我認識的並且會說英文的人,或是至少試試其他的地方,所以如果我是你的客戶,你將會失去我這個客戶。

 

好消息是這是一個很容易就可以解決的問題,最簡單和便宜的方法就是在你的公司裡找一些可以說流利英文的員工,並且可以安排其中一個專門回答“英文專線”,另一項選擇是訓練你的接待員去處理所有英文來電,這可以是非常簡單,好比是練習去說 “Please hold”。當他們聽到有人不會說中文時,他們就可以馬上把電話轉接給其他會說流利英文的人。

另一項選擇很明顯的是去聘請一個能說流利英文的人員,當然相對的這會提高一些成本,你也必須考量這個人還有什麼其他的才能,以及每月會有多少國外電話打進來,並且通常需要支付較高的薪資給此位員工。

如果你的電話通數並不夠多到要聘請一個全值的接線生,那麼最好的方法就是委外你的英語客服,企業流程委外(Business Process Outsourcing)的公司,如同安石行動商務中心Enspyre就有提供這項服務,從單純的接聽電話,電話轉接或是代其留下訊息,還有代接訂單和解決問題進而去達到一個完整的客戶服務流程。

無論你選擇的是什麼解決方案,幫你自己和你的客戶一個忙,不要再用“喂?”把他們嚇跑了!

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