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ETtoday 專題報導-景氣差,專業也委外:虛擬辦公室逆勢成長

經濟持續衰退,辛苦奮鬥的頭家們正縮衣節食精簡成本,節流之餘又如何保持專業服務和產品品質,甚至不增加內部員工的負擔?專司委外業務的助理外包公司,正因為大家的精簡成本反而逆勢成長。



以廣告公關為業的快手行銷公司總經理翁亮衍指出,辛苦創業能省就省,每個月花兩萬二請一個小助理,可是也沒幹什麼,頂多接接電話跑跑腿,「但真有那麼多電話,我早就賺死了」。

可是又不能沒有專人接聽,翁亮衍說,「中小企業最怕被別人看小」,以前客戶打公司電話轉到他的手機,對方一聽背景聲音是在馬路邊,口氣上常常就會表現出「不可能找你」的感覺,「有一次還有人直接說,啊你們公司是這樣的喔,然後就把電話掛了。」

類似這種不能不要、卻很想省的需求,就是助理外包公司眼中「早該委外了」的狀況。安石行動商務中心總經理尹克勤指出,很多中小企業主都聽過委外業務,但從沒實際了解,或者是擔心外人不夠了解公司產品;「其實這都低估了委外公司的專業訓練,許多專業人士包括律師、保險業務員、資訊科技老闆等等,早就實施了虛擬辦公室,其中當然包括了專接電話的電話秘書。」

專門策劃派對和宣傳活動的黃金廣告公司企劃總監馮小遙也說,接電話看似小事,出了狀況卻會讓人跳腳;尤其很多電話都是所謂的「自來客」,對方打到廣告公關公司來,往往會預先設定公司形象,例如口氣上的專業應對,甚至來兩句商業英文,這種電話遺漏不得,但找了總機小妹也不放心她的能力;馮小遙說,「客戶千百種,有些人就真的會因為接電話的人而在心裡打分數。」

尹克勤指出,現在能提供專業服務的助理外包公司,「沒有三兩下,不敢上梁山」,專業人士就是怕總機小妹砸鍋,才把電話委外,助理外包公司當然要有把握滿足這個需求。在尹克勤所主持的安石行動商務中心網站上,有包括律師這種一般人肅然起敬的專業顧客,鄭世脩律師事務所就大方坦言,「我可以無任何後顧之憂的專心處理客戶案件。」

能夠妥善維護多種專業領域的電話秘書服務,所需的不只是純粹的人才天分,尹克勤透露,這需要專業的客服訓練,以及完善的電腦系統,「我們每天都會傳送詳細的通聯記錄和客戶資料給顧客,這其實不只是一種服務,我們根本就是要客戶放一百二十個心。」

由於經濟不景氣,尹克勤坦言連專業領域的顧客也開始找外包,「我是很想告訴這些企業主,不用擔心委外的品質,能做這一行的,都不是一般總機行政可以比的。」

為了方便大家了解,安石行動商務中心特別啟用了體驗網站,讓有興趣卻不放心的企業主,可以親自嘗試所謂委外總機和整個虛擬辦公室的運作流程。

 

 

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