安石國際商務服務 Enspyre

personal info law trust sea

article banner

台北市秘書協會講師游美未專訪- 秘書專業不簡單,電話技巧大揭秘(上)

台北市專業秘書暨行政人員協會是台灣最早成立的專業秘書協會,至今已成立30年,早期為外商公司的秘書聯誼會,但中期之後,因秘書職務的普及,以及秘書們的自我成長與肯定,因此將宗旨提升為-協助秘書們擁有更多專業與自信的社會團體。秘書工作,是服務業中最精緻的表現。

 


秘書們的工作重心,就是預期老闆的需求,並盡力去完成,想盡方法減少老闆的負擔。你可能覺得當個秘書不過就是記錄與提醒,外加整理資料和影印、泡茶,不然就是為了彰顯老闆的偉大,所以需要旁邊放一個唯唯諾諾的花瓶角色。這可就誤會大了,其實秘書擔任的不但是老闆對內對外的公關窗口,還可以成為老闆最強的支援與後盾。

曾經擔任過多家知名外商的總經理秘書,台北秘書協會前理事長,目前也是秘協中的重要訓練講師-游美未女士Tracy,她認為秘書工作主要以溝通為核心,而秘書對外的重要溝通工具,除了E-mail,就是電話了,因此Tracy 以她的專業經驗,與我們分享秘書的專業定位以及電話的應對技巧。

在Tracy的經驗中,往往一個老闆對內對外的人際關係成功與否,常常是靠著秘書的細心運作而成的,同樣的,一般人很容易去認定有什麼樣的秘書就有什麼樣的老闆這樣的想法,這樣說來,這個職務非但不只是一個幫襯的角色,還是主宰著老闆做人成功與否的關鍵。

當你聯絡某公司的經理,他的秘書冷漠無禮,你認為這是家怎樣的公司,這個經理是個怎樣的人?當你要向你的新任主管報到,但他的秘書卻輕忽怠慢,你又會怎麼看待這個主管呢?又如你打電話去拜訪一間公司但電話接聽者卻傲慢隨便,你認為這家公司是一家要求品質的公司嗎?

換句話說,除了代表主管外,秘書,更是代表了公司的門面形象,也掌握了組織的內部氣氛。

電話專業有秘訣


Tracy也與我們分享了她多年擔任專職秘書的經驗,Tracy表示,秘書對老闆而言,就是他的傳聲筒、他的形象代言人,秘書在說話處事、待人接物上是否圓融,遣詞用字是否親切得宜,傾聽與應對時是否經驗豐富,懂得如何拿捏接待的技巧,這些都是相當重要的。

專業的秘書,不但可以節省老闆的時間,還可以讓人感受到重視,例如在電話中以使用「您」這個字來代替你,就是讓客戶覺得備感尊重,好似被捧在手心的小技巧。



繼續閱讀下篇→秘書專業不簡單,電話技巧大揭秘(下篇)




台北市專業秘書暨行政人員協會(TPSAA)簡介


創會於民國六十三年十月份,為一非營利性質之社會公益團體,至今已邁向第三十三個年頭;從早期『建立認同秘書工作的價值』,到近年的『提昇專業秘書形象』,舉辦各種專業之演講、座談會、秘書訓練營、出版有關秘書事務專業刊物,以及提供輔導秘書就業相關資訊等,同時鼓勵秘書們不斷進修、終身學習進而對其服務之企業能有更卓越之貢獻,並回饋於社會。

游美未講師個人經歷


。美商日用品公司總經理執行秘書
。碩群精算管理顧問公司行政經理
。聯合利華總經理秘書/對外事務副理
。德商美最時業務總經理秘書

B2B 行銷電子報

1萬個公司的所有者和管理者訂閱-了解更多關於B2B營銷和安石的服務!

媒體報導

businesstoday_logo2AppleDaily_logo2 tianxia_logo2 Digitimes_logo2 ideas_magazine_logo2next_magazine_logo2economic_daily_logo2tvbs_magazine2cheers_logo2 liberty_times_logo2the China postMore..

Enspyre Awards

ccift award banner w148

Enapyre PAPI Law

Facebook/Enspyre

Facebook

Go EnspyreFB

Copyright Enspyre