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安石行動秘書-隆低成本、順利開創企業的起點

近期電信業者推出行動秘書,標榜著為您接聽不想接或不想接的行動電話。而安石在行動秘書上,一直持續深耕力求帶給微型企業、十人以下公司,經理人以及創業族甚或公司行號一個行動秘書及虛擬辦公室的服務,方便、省時、隨時隨地可行動辦公的概念。

不僅行動電話需要專屬行動秘書,公司電話也需要專屬行動秘書,安石的行動秘書服務讓您的公司形象更具專業:公司來電享有直接的行動秘書服務,由正職專人真人行動秘書為您親切接聽每一通來電。當您不想接聽手機來電時亦可轉接到為您提供的專線。給予您專業的公司形象及良好的個人服務形象。

安石之行動秘書和台灣大哥大推出行動秘書之不同處在於當您是個人創業或是SoHo 族,甚或公司營運代表時,若只在網路上或是名片上看到留下的電話是手機而非室內聯繫電話,感覺會多不專業。若能以室內電話或公司電話取代行動電話更能展現公司的規模和專業,而來電電話您可設定由行動秘書代為接聽,為您過濾來電,免除時間的中斷和干擾,您再依行動秘書為您所整理的每日報表,再看是否需要回覆或決定優先處理順序,讓您的時間更彈性,行動更順利!

另外在服務層面除了基本的留言服務之外,安石行動秘書更可以為您解答公司基本問題,因為透過公司基本資料建立以常問問題集FAQ之建立,如基本產品報價,公司網址及合作廠商等資訊皆可完整建立和應答,給您的客戶及每一位來電者最完整的應答接聽服務!

而若是個人欲使用,亦可將手機和室內聯繫電話轉接到安石提供給您的專線電話。為您建立專業化之行動秘書應答服務。

使用安石行動秘書可享以下好處


1. 全職專人行動秘書為您親切接聽每一通來電,隨時為您營造專業形象
2. 真人應答,讓來電者不需對機器留言,感受到尊重和專業。
3. 以FAQ 及公司基本資料,建立個人化稱謂,並依指示與來電者應答
4. 輕鬆過濾來電,讓您想要專心處理事情就專心處理。不想接聽的電話就交給行動秘書,讓行動更 自由,辦公更方便。
5. 彈性化更改問候語,以及隨時更新相關訊息
6. 留言內容保留三個月,重要訊息不流失

企業常勝軍-經營與管理


在一個組織中要成長,需要大家的同心協力,到底要怎麼成為一個優秀的領導人才,管理面的哲學,讓我們一起來想一想,一個公司的制度,一定可以影響公司的擴張,但除了硬性的制度之外,其他的部分我們要怎麼經營管理呢?制度是不會說話也不能反應的,人才是有反應有感覺的動物,無論制度怎麼設計,總會有良莠不齊的時候,總有那麼百分之一的人去鑽漏洞。

如何避免員工打混的心態呢?當然大家會說請一個正確的員工是重要的,但在一開始,每個人一定都充滿著熱情及活力,也競競業業地做好手邊的工作,但當隨著時間的增長,以及員工在公司的資歷累積時,要怎麼提高員工績效或是要如何阻止員工都開始打混時,到底要怎麼阻止或是防範於未然呢?僅管你的員工表面上是努力做他要做的事,也都每天有準時出現,不過,到底他的工作有沒有績效呢?你無法時時刻刻追?他要做什麼或該如何完成是最有效率的?

當然,有人會表示,當你交待一件事,交待清楚、明確,員工自然就會完成,但實際上你知道他花了多少心力?或是當他並未如期完成時,你要怎麼處理呢?

身為主管的你,也可以大聲表示,「不適任就走人」,但你一定也清楚地明白,培育一個人才需要投入多少,從面試、教育訓練、工作規範、工作流程到可以在其職位上勝任,好歹也要至少三~四個月,那麼如何和員工溝通及提振士氣即是首要之計。

軟性訴求,先和員工溝通


當出現打混求生存,但不求長進的員工時,我們該如何做呢?除了讓員工的心聲浮出檯面,了解是什麼原因,遲滯不前,是家裡的環境變更、個人因素、以及是工作態度出了問題?什麼原因造成這樣的因素及促使員工在短短的上班時間,不能全力以赴?並讓員工知道你現在做的這件事情的意義和重要性,是什麼阻止你前進?我該如何幫你?如果沒有人可以代替你解決,你要如何調整你的心態,偶而為之的低潮或疲累可以體諒及體會,但若變為一個長久的舊習就不是一個好習慣了。

明確公告藍圖、願景


「只有員工願意發自內心的真正努力,激勵才能真正發揮效果」,認同是有效溝通的關鍵,當主管對員工認同、員工對自己的工作認同、客戶對員工認同,想必一定能產生正向循環,當員工對工作內容認同,或有價值感,以及知道自己為什麼而努力時,才能激發出員工的動力。然而每個人也都要體會到一點,唯有自發性的努力,舞台才會來找你,認為自己懷才不遇,坐等伯樂的,是不會有等到伯樂的一天的。

舞台是屬於正向努力的;舞台是屬於積極付出的人的,努力是不會白費的,你的認真,每個人的看的到,同理可證,你的打混,也會有人知道。因此當在事情的溝通上,領導者的重要信念,是不要只告知執行者所要做的事項,而是能更清楚地告知前因後果,以及如何去做,給予一個方向去努力,其他就交由執行者去努力了。

獎勵與報酬


主管對於員工的表現要有獎勵,但對於不鼓勵員工所做的,禁止員工所做的事,希望他改善的部分,也要明確地告知,如此,每一位員工才知道如何改善或是才有認知我現在是哪裡做好哪裡做不好。例如我的一位朋友,他對於員工的用心及付出都非常了解,但不知如何讓他們更好。

經過實際地觀察及發現,我們發現了與其說,我希望你之後交件可以準時,倒不如說清楚交待這件事此份文件請在幾月幾日幾點前給我;內容及可以含括的範圍我希望有…..其他就是你可自行增減的部分;或是與其說你已經做的很好了,可以再努力,倒不如明確地明確地「稱讚」地告知你簡報已做的很好!重點清楚明確!good job !但如果你除了簡報之外,可以順便再想一下要如何推動此份計劃以及可以在簡報中提到利益,我想這樣會更好!」給予員工知道要如何努力的方向,主管也更容易帶領員工到你想要的境界。

另外,主管和員工對於獎酬的認知,也需有共同的共識,如主管認為每年績效獎金,一年一放已經很好了吧!但如果員工的認知是,希望不要以年度獎金,而是以季獎金或月獎金之形式,可能更能創造出你認為值得投資的員工或是因為了解員工的心聲,改變做法,員工也更能心甘情願全力以赴。

同樣地,也請將心比心也將立場轉換,如果你是主管,你想要怎麼樣的員工?是積極的、熱情的、衝滿幹勁的?能將事情準時做完的?還是充滿藉口,不肯嚐試新方法的?

點燃員工心中的熱情


當有愈來愈多競爭者出現,試想有一個外來的敵人,即將影響你的團隊榮辱,我想,所有的軍隊都會奮勇殺敵吧!僅管軍隊中的每個人需各司其職,才能贏得對外的勝利,不過這不就是團隊的必勝要訣嗎?你的公司清楚你的敵人是誰嗎?以及每個員工都知道自己要如何努力才能幫上軍隊實行一已之力嗎?你們彼此有激發要如何奮勇殺敵的火花嗎?

凝聚全體同仁的認知,公司內部要的是團結,而非分化,要的是一致對外奮戰,而非一灘死水!要的是互相激盪、激起澎湃的火花,而非疲累的心態。如此當敵人來時,我們才能一起作戰、一起打氣、一起攻敵,而非面臨被打的落花流水、落荒而逃的窘境。

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