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無論攤開報紙或打開電視,經濟不景氣、裁員、企業經營危機都是熱門話題,也都是我們都要面對的挑戰。

在四、五十年前台灣也曾面對貧困,老一輩靠著努力、奮鬥不懈的精神創造台灣奇蹟,而這一代的考驗便是在匱乏中創造能力,以克服困難的精神,以及不同於往常的方式思考,此時就是經營者開始重新檢視經營方針及策略的關鍵時刻。

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以往公司在人力調配上,總是以有需要就雇用新人員,然而從刊登招募員工廣告、面試、到新人訓練,已經耗時費工,外加新進員工通常需要一段時間才能發揮他應有的水準,如此高的成本及偏低的效率,已不符企業減少成本的目標。

相對於大型企業,中小型企業更致力於在人事方面節省開銷,於是人力派遣公司變得比以往受歡迎,這的確提供企業在人事調配方面更多的彈性,公司可依據特定期間的需求來增加或減少員工數。

不過同時企業仍須提供工作場地、辦公室設備與人員訓練,還是得面對員工管理問題,即使是這樣的方案仍無法完全提昇效率和管理成本。

在這樣的情況之下,國外行之多年的外包服務提供中小型企業另一個更有效益的選擇。就拿總機秘書的工作來說,中小型企業也許不需要一位專業秘書專職接聽電話;在電話通數不多的情況下,更無須聘請總機秘書來接聽電話。

但不管是重要電話不能漏接,抑或是需要將公司的形象專業化以取得客戶的信任,電話代接這類的委外服務,就能讓幾個人的小公司塑造跟大規模企業一樣的形象,且不會漏接任何重要的電話。

提供這般服務的公司也不少,不過要如何選擇專業的委外公司就是另外一個課題,通常企業界對行政委外的工作最擔心的不外乎信任及專業度的考量,首先委外服務不但要比一般的工讀人員來的專業,一家優質的外包電子商務中心,還要能夠提供每日來電報表,緊急事件以簡訊即時告知的機制,在品質的控管上也須有來電錄音的功能。

有些委外服務公司還提供線上查詢聆聽對話內容的平台,客戶可隨時追蹤來電的狀況,在如此完整的機制下企業才可確保其公司權益。所以在選擇外包時,服務的品質與控管是經營者選擇時要考量的關鍵。

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