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成為開會達人的第一步

不論營利或是非營利事業,大企業或是小公司,開會都是無可避免的,甚至常常要開很久的會議,會議時間長短不是問題,而是效率的好壞,又長又沒意義的會議,是為大家所詬病的,將會議開的有效率,需要把握以下幾項重點:

會議主旨與議程

開任何會議,一定要確認會議的主旨,有太多的會議開完後,大家反而忘了當初開會議的重點為何,議程也是一樣的道理,為了將會議的目的順利達成,議程應按照這個目標去安排,有邏輯性地將現在的狀態、所面臨的問題、需要解決的議題等等,寫成議程,讓與會者在討論時,減少偏題或是本末倒置的情況出現。

 

時間的控制

會議開始的時間,應該要嚴守,而結束時間更是,不然會議只會越開越長,每一段議程的時間也應該控制,會議通常不是一個結束,而是一個準備的過程。
開會達人
會議失去效率的象徵之一,通常就是就不準時開會,或是無法在預計時間結束會議。

會議規則

目的是讓與會者有個程序可尋,畢竟會議通常是多人參與,需要一定的規則,例如,發言時,是否需要會議主持者的同意,會議由誰紀錄等,都該有明確的規定,切記,規則要避免寫成流水帳,以重要原則為主即可。

會議紀錄

每次會議應有正式的會議紀錄,以免事後對會議決議有所疑問,或是事後執行時的責任歸屬爭議,皆可由記錄會議來避免。

避免一言堂

人越多的會議,較少發表意見的人,他們的意見常被忽視,雖然是與會者的責任去表達自己的意見,但是身為會議主席,應要鼓勵鮮少或是少發言的人,表達意見,可以直接指名詢問意見,或是請他們擔任下次主席,來鼓勵他們發言。

有些人就算被指名,也可能不發言,這時主席還是可以將會議停住,等待此人發言,這樣是相當尷尬,也有點強迫發言,但是是有其必要性的。

再確認會議決議

在會議結束前,應當再重覆此次會議的決議與重點,以及哪些人要負責執行那些事項、執行進度為何、下次會議時間跟主席皆紀錄者,都該在會議最後確認。

遵循以上各點,加上不斷的練習,會議的效率也應隨之增加,企業可將省下的時間花在執行上,而不是漫長的會議中。

 

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