首頁 電話秘書 常見問題

電話秘書-常見問題

1. 什麼是電話秘書

電話秘書是專為中小型公司服務因外務或人力而無法代接聽的電話服務，並帶良好的企業形象與兼顧專業、便捷與成本考量的服 務。

2. 為什麼要使用電話秘書代接

小型公司時間與資金是老闆最重要的二項資源，電話秘書以外包的方式來 有效增加形象與效率，並可以享用中大企業一樣優秀的人才與系統設備，但僅需要少許的成本，且不用大量的心力聘僱與訓練、管理自聘人力。

3. 如何使用電話秘書

只要將公司或手機來電轉接至電話秘書，由電話秘書為您代接處理所有來電，不管現在在任何地點都可以簡單遙控公司運作， 掌握最新客戶動態。

4. 安石的電話秘書代接哪裡比自聘的好？

1. 安石的人員佳，正職人員、能力優秀、完整訓練、任期長久穩定。
2. 安石的系統好，電腦自動帶出完整正確資訊、即時通知、隨時查詢歷史資料。
3. 安石的服務符合需求，良好的應答、即時的處理、詳細的紀錄、穩定的服務。
4. 成本不到自聘的二十分之一。
5. 沒有個人請假、懈怠、粗心、出錯、忘東忘西、情緒失常、無法管理的問題。
6. 自聘也達不到的好品質。

5. 請阿姨或工讀生電話代接聽就可以了？

1. 阿姨或工讀生無法給予企業專業形象
2. 較難訓練或管理，穩定性較差
3. 還是需要費心管理與交辦工作與監督
4. 座位、設備與其他雜支的成本產生
5. 接聽與回答品質狀況較差
6. 工作量不穩定時，有可能無事可做

6. 安石的電話秘書會如何代接聽我的來電？(電話接聽流程)

1. 一來電先報出設定的公司名稱
2. 了解來電者身分
3. 了解來電目的
4. 告知設定不在訊息
5. 進行初步問題處理或回答
6. 確認來電者期待處理結果
7. 進行記錄，並判斷緊急性。
8. 選擇簡訊、電話通知或僅紀錄告知。

7 . 轉接手機不是比較方便比較省錢嗎？

轉 接手機雖然可以自行掌控每一通來電，但仍有可能會因為手機沒電或其他原因而造成客戶無法聯繫或有不好的感受，造成商譽的損失。市內電話轉接手機每分鐘轉接 費用高達10元，如每通來電3分鐘，一個月30-50通來電，轉接費用就會超過一千元，而使用安石電話秘書代接每月只要多一、二千，就可以有效改善時間時 間、心力、形象，市話轉市話一個月不到200元，反而可以省下二、三萬的自聘費用，反而更為節省。

8 . 電話一來我就可以馬上知道了嗎？

當 安石秘書一接聽到您的來電，在了解並回覆來電者需求後，會立即將您的來電紀錄輸入服務系統中，而您可以在您的用戶帳號中看到所有的即時訊息以及歷史訊息。 而業務來電或其他需即刻處理的來電，我們會編輯重點簡訊及時發送給您立即處理，如有特殊緊急狀況，如銀行甲存等等，電話秘書還會以電話聯繫，以確認您知悉 情況。

9. 會不會被發現是電話秘書代接？

安石秘書經由嚴格的訓練與系統完整的資訊，讓每一通電話都 非常自然的應答，而且經由讓來電者滿意的回覆，與一般的秘書並無相異，而且良好的服務態度更代表公司形象。

10. 會不會和其他的客戶電話混在一起？

因為每通電話都是經由電話電腦整合系統分派的，所以每通電話都會帶著正確的公司資訊給予服務人員，執行 正確的回覆，因此絕對不會有混淆不清的問題發生。

11. 是否安全，如何信任安石？

安石的所有員工，在就 職時均需要簽訂保密條約，以確保客戶資料安全。內部服務系統除了定期變更密碼外，還有備援與保全設備，對外聯繫上則使用SSL網路安全認證，以保護客戶資 料的安全。