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企業外包 – 新世代用新方法

事實上,現在有許多的中小企業在經營的過程當中,因為在公司內部沒有相關的專業人員,所以會將公司某些業務範圍交由第三方公司來處理,而這也讓這些中小企業獲得益處,像是更省時等等。

就連最精打細算的老闆在經營公司的過程中,在公司的某些業務上,仍然需要「外力」來協助,由此可知「外包」真的是一個重要的議題。再加上有時其實企業並不是那麼需要一個能夠解決公司所有問題的專業員工,再加上老闆其實都希望不同的工作能分派給各領域的專業人士,而非聘請一位超人員工解決公司所有大小事,這也是為什麼更多公司在創業時,會會尋求外包幫助的原因。

其實若我們仔細的思考,在每個人的日常生活中,我們都會依賴外包。想像一下,我們傾向於叫一個水電工,而不是自己來修理我們的水管。我們會買半成品或者去飯店吃飯,而不是用基本的食材自己烹飪。我們會請律師為我們擬定合約,而不是僅僅依靠握手成交。所以在生活當中,每一個人也都是如此頻繁地參與類似的外包服務,增加對我們選擇供應商提供服務的信任和依賴,最終與他們成為合作夥伴,由於他們提供優質的服務而使他們成為值得信任的顧問。想像一下一個經驗豐富的技工不僅僅是為你的車提供服務,並且在你需要替換零件時提前給你建議和為你留意折扣。

104人力銀行公布的一項調查顯示,在台灣有40%的企業有外包(outsourcing)經驗;另一項調查指出美國有90%的公司至少有一項業務外包。而愛迪西(IDC)的研究報告也統計出,2003年全球企業外包總值高達1500億美元。

過去許多公司擁有的準則是:「千萬不可將”顧客權”這項資源外包。」但是近年來開始,已經有許多公司都開始將第一線的客服中心(call center)委外。不止如此,甚至連行銷部門也都外包。S&MM/Equation研究發現,美國有24%的管理者表示,願意將銷售組織的所有功能委外,像奇異(GE)、IBM、西南貝爾電信公司(SBC)和優比速(UPS),都已經將產品與服務的銷售業務轉包給其他公司。

美國管理學者湯瑪斯.戴文波特(Thomas H. Davenport)說:「從20世紀末,商業程序與功能委外的概念開始盛行,外包被認為是一種更快帶來效益的手段。」

外包可以說是協助企業組織提升效率,最有效的管理工具。以使用安石電話秘書的服務的客戶為例,其實很多時刻當電話響起時,可能都是重要會議在進行中、或是極度忙碌中的時刻,所以若在這重要時刻,還必須由自己去接聽電話,其實會影響到工作效率,但若不接聽話,則可能會漏掉商機或是引發客戶的抱怨,結果兩方面都沒有辦法能夠很好的處理。但是在使用電話秘書的服務之後,一方面可以解決因漏接電話而遺漏商機的問題,也可以因為專業的接聽服務,而讓來電者安心且放心甚至提昇公司的對外專業形象,且自己也能好好的處理眼前的業務,反而是更提昇了工作的效率和品質!

如同前面所說,外包不僅能夠節省成本、提昇您的工作效率,當您跟正確且合適的外包公司合作時,更能夠改善並提昇公司的商譽。所以在選擇外包公司時,您也需要針對公司的優缺點進行衡量。不管您是需要有人為您處理財務事宜而選擇會計師事務所,或是為了能夠更多的安排自己的時間而請人為您接聽電話,外包對您來說,或許是一個能夠減輕您的煩惱的一個效率、專業的方式。

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