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虛擬辦公室-方案內容

安石行動辦公室讓您無後顧之憂,成本花在刀口上

行動辦公室服務詳細內容說明

  • 行動辦公室服務時間:9am-6pm
  • 提供市話專線
  • 電話秘書服務(電話接聽流程)
  • 提供傳真專線
  • 傳真代接收、e化轉寄服務
  • 郵件通訊地址
  • 郵件代簽收、每周轉寄服務

 

行動辦公室外購服務

  1. 虛擬總機語音
  2. 留言信箱


其他服務:電話秘書 客服中心 電話行銷 問卷市調

新客戶可享7日免簽約試用,再享7日不滿意保證退費。

行動辦公室實用型設定服務

-客戶自定

  • 客戶設定接聽問候語
  • 用戶不在客製用語
  • 設定可提供與不可提供給來電者的資訊

 

-可回答資訊

  • 公司基本資料回覆
  • 基本產品項目
  • 多位聯絡人資訊
  • 陌生客戶來電處理
  • 現有客戶來電處理
  • 廠商請款流程與會計資訊
  • 特殊狀況處理,如地址位置說明、快遞送件處理

 

-紀錄回報

  • 重要來電即時簡訊通知
  • 銀行、政府來電等 緊急電話通知
  • 郵件每日彙整電子郵件報告
  • 傳真e化電子郵件
  • 來電電子郵件當日總報告

 

-線上即時系統查詢

  • 資料同步查詢
  • 即時來電查詢
  • 互動回應
  • 歷史資料查詢
  • 金融級資安SSL加密



行動辦公室效益分析

辦公室、空調、傳真機、總機系統通通都不用
秘書不放假、不生病、不罷工、不發脾氣!
而且不用管理,每日自動報告,待處理還會簡訊通知提醒,
沒有必要多租一間辦公室,沒有必要多買桌椅,沒有必要多請一個人!

辦公室成本

  1. 辦公室租金
  2. 承租押金
  3. 空調、桌椅設備
  4. 總機系統、傳真機、電腦
  5. 水電雜支
  6. 每月管理費

 

自聘人力成本

1.聘任
徵才廣告
徵才、面試時間
教育訓練新人

最基本桌椅、電腦、系統、公共耗材

3.薪資

品質穩定之人員
三個月適應期

4.管理

管理、輔導員工主管成本
(管理不當或不適任而導致的商譽損失數十萬到無限大)

5.福利

勞保、健保、退休金、獎金、員工旅遊、休假福利、公共設施

6.經驗培養

流程建置、服務執行、品質控管、效益分析

(如果於其中離職則重新再來過)

平均每位員工成本為該月薪的1.7-2.1倍,不包含離職流動與人為缺失造就的成本與商譽損失。

 

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最近更新於 2013-05-15, 週三 15:01

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虛擬辦公室-使用方法

三日行動辦公室上線流程:

1. 行動辦公室服務申請書與證件審閱
2. 客戶回傳基本資料表與常見問題並完成付費
3. 安石編輯客戶資料,完成系統開通
4. 行動辦公室正式上線!

電話秘書/傳真使用方法

  1. 直接使用或轉接使用電話與傳真
  2. 轉接需確認已向電信業者申請電話轉接服務(或遙控轉接)
  3. 將公司電話轉接至安石提供之專用號碼
  4. 不需此服務時可隨時解除指定轉接
  5. 電話秘書接聽(電話接聽流程)、傳真接收

 

各電信業者指定電話轉接申請方式

電信業者服務專線 轉接方法 取消方法 月租 申請方法
中華電信
(2、8市話)
123
*77欲轉接電話 # #77# $30 一定要櫃檯申請
個人:雙證件
公司:營利登記證、大小章、負責人身分證、代辦人雙證件
台灣固網
(6市話)
0809-000-188
*77欲轉接電話 #77# $30 客服電話申請
速博電信
(7市話)
0800-007-365
*77欲轉接電話 # #77# X 客服電話申請
亞太固網
(5市話)
0800-051-805
*21*欲轉接電話 # #21# $30 客服電話申請

 

指定轉接其他設定功能

業務項目 操作方法
指定轉接 立即轉接 設定:*77轉接號碼#
忙線轉接 設定:*76轉接號碼#
取消:#76#
未應答轉接 設定:*75轉接號碼#
取消:#75#
(上述欲更改轉接號,依相同方式操作)

指轉功能用途說明

1. 立即轉接 (*77)

設定後原電話即無法接聽,所有來電將轉接至電話秘書,建議外出、出差時可使用此設定。

2. 忙線轉接 (*76)

設定後只有忙線時會將電話轉接至電話秘書,在辦公室平常工作狀態難免忙線,卻又不想因此漏接任何重要來電,此時可使用此功能。

3. 未應答轉接 (*75)

設定電話鈴響六聲無人接聽後轉接至電話秘書,怕忘記轉接,或在辦公室但有其他的事情要忙,或是可能會不在位置上等等不確定狀態,為避免暫出現無法接聽的情況可使用此功能,但一般商務電話等待耐心較低,可能會因轉接過久而漏失此來電。

 

遙控指定轉接

功能:可使用任何電話設定專線指定轉接,只要撥打中華電信提供的遙控指轉專線,輸入申請轉接專線,在輸入已設定之4位密碼,最後輸入轉接目的電話即可完成。

申請:需向中華電信櫃檯親自辦理申請。
請注意,中華遙控指轉設定系統時有問題,可能造成無法設定或意外更改密碼問題,密碼查詢需親自向櫃檯辦理。

 

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最近更新於 2012-08-10, 週五 13:06

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虛擬辦公室-服務說明

虛擬,不佔資源
虛擬辦公室就是您的行動辦公室!!

虛擬辦公室可以讓企業草創期、業務推廣期或是SOHO、創業主安心獲得良好的商務通訊服務,除了電話、傳真外,還可以處理郵務信件,最重要的可以快速建立,並節省大量成本,讓每一分營運費用都花在刀口上。

安石行動商務中心豐富的產業經驗有

律師、醫生、設計業、資訊業、通訊網路業、電子商務、國際貿易業、機械業、生物科技業、企管顧問業、機械電子業、文教出版業、廣告行銷業、學術研究類、公關活動業、休閒旅遊業、物流業、外國駐台商務辦事處

虛擬辦公室適用對象

個人工作室、soho 族、兼職創業:

創業主、一人公司、SOHO族也需要良好的公司形象,在家創業者和SOHO族更需要生活隱私,安石虛擬辦公室所提供的電話、傳真與郵件處理服務可以讓您” 公私分明”的擁有獨立的個人生活,不再需要困擾的,或不好意思的將住家的電話、地址印在名片上,除了獨立專業的公司形象,更可以無後顧之憂。

跨國貿易、網路商務、外國公司:

不再受限於虛擬作業模式與您的客戶溝通,安石健全的系統提供及全面電子化與網路化服務,除了電話接聽、查詢處理及後勤服務外,更提供商務通訊地址與傳真專線號碼,代你處理郵件和傳真,成為您台灣的服務據點及營運商務中心。

業務人員、經常出差、公務繁忙人士:

忙碌的您,常常如空中飛人般需要全省、全球奔波嗎?開會、應酬、坐飛機而漏接商機與重要來電、傳真,或害怕你的辦公事沒有人處理重要訊息?安石的「行動辦公室」,幫您處理每一項往來訊息,簡訊、網路、E-MAIL訊息使您不管身在何處都能完全掌握即時狀況,不再錯失大好商機。

安石行動商務中心保證提供給您

完美的專業形象:

無論您是在家工作的SOHO族、創業主,或是只有幾名職員的小型企業,安石的專業秘書服務以及高科技的電腦系統,全力為您建立出規模企業的專業形象,使您事業發展事半功倍!

降低成本增加效率:

虛擬公司已成未來企業發展走向,利用「委外行政」、「行動辦公室」等方式,你已不需再費心花錢培訓人才和租用辦公室,既增加效率及對客戶的掌握度,又可節省資金擴展業務,助您成為未來的大贏家!

專業的電話應對:

只要填妥資料表格,立刻有專人秘書按您所希望提供的內容代您解答電話查詢,並且配合安石完善的電腦系統,每日為您傳送詳細通聯紀錄以及客戶資料。

專人信件接收/轉寄服務:

忙於業務或經常出差,以致漏失郵件?使用安石的通訊地址服務,將有專人為你收件寄件,更可轉寄到你所指定的任何地方,拓展事業再無後顧之憂!

專屬語音設定/留言服務:

就算在非上班時間也絕不錯失商機,為您量身訂造的電話語音系統,您可自己選擇在語音留言中引導客戶到公司網站、電子信箱等等,更可以在假日語下班時間使用專屬的留言信箱,並可以在網路上隨時聽取給您的留言,安石依您的需求給您最貼心的服務。

 

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虛擬辦公室-線上體驗

讓我們成為您的專屬後勤支援,讓您無須費心管理郵件、傳真、與電話接聽問題。

郵件處理流程

接收郵件--> 當日通知-->每週代轉寄--> 系統管理介面--> 郵件管理紀錄

傳真e化實例(Tiff)


電話秘書真人介紹

安石國際商務執行管理師

April說明安石秘書如何提供優良的服務給予我們的客戶。

 

 

安石電話秘書專業能力有:

  1. 專業且親切的接收所有來電
  2. 中英台語問候能力
  3. 依照不同的來電需求回答正確的回覆
  4. 確實了解來電者需求並作好初步處理
  5. 協助來電者說明問題,並完整轉述問題的要點
  6. 針對各種突發狀況彈性安撫、掌控、應對
  7. 區分來電事宜輕重緩急搭配不同回報方式
  8. 記錄內容可輕易協助客戶於第一時間了解來電
  9. 記錄來電時間、來電公司、來電者姓名、電話、來電事項、秘書處理過程、處理結果

 

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