制度化管理，Ready Go！

經營管理制度的建立，可謂影響企業成敗的關鍵。

過去，企業只要投入努力便可生存，而今則不然，大環境影響著企業的改變－政府政策日益開放，政治民主化，國際經濟的衝擊，勞資關係漸受重視，環保意識抬頭等，企業已無法再光靠產品，未來要賺的是管理的錢。

製造業勞力密集的情形，近幾年來已轉為服務業勞力密集，所以如何調整或有效的建立企業制度，是企業現今很重要的課題。

然而，仍有些企業對制度化的管理不重視，這大都基於以下幾個錯誤觀念：

一、 企業規模太小，講求制度化的管理不受重視，人治色彩濃厚，不重視法治，一個人決定任何事。

二、 認為談制度管理必須多用人員，反而增加成本，減少利潤。事實上，利用現有資源，使各單位有所司，則可避免重複工作的更大浪費。

三、 若執行制度管理，企業主管們不能發揮權威，無法獨攬大權，不易濟私。

四、 多半缺乏管理知識，而自認為是む自我約束め及喜歡む隨意管理め，主管的決定，便是一切。

由於以上這幾個錯誤觀念，造成管理制度的建立非常不易，企業問題層出不窮，弊病百出，人員流動頻繁，故建立管理制度，應可謂當務之急。

管理制度的建構

企業不論行業屬性，不論規模大小，為了能順利運作，減少不必要的管理、提升經營績效，管理制度的建構，便成為不可或缺的必要條件。其實管理制度的內容架構並不複雜，但它卻是企業運作的基本主軸。

所謂制度化管理，可包含下列兩大部分：一）章則彙編的編製，二）內控循環的建立。在此先就第一部份加以論述。

所謂章則彙編指的是企業由上而下所製定的規章、辦法，讓全體員工加以遵循的規範，各企業得依本身條件與階段性需求，依下列八大類來建構其所需內容。特將重點舉例如下：

(一) 經營管理類：

1. 組織職掌：此部份規劃企業的組織架構和明訂各部門單位的職責功能。
2. 權責表：此項是將公司的目標、計畫、用人、核薪、銷售、採購，勤假與支出等依主管階層建立授權核簽的體系。

(二) 行銷業務管理類：

1. 業務作業管理辦法：此項是建立公司業務人員作業須知的規定。
2. 業務獎金辦法：此項是規劃業務作業的獎金計算標準。
3. 經銷商管理辦法：此項是建立公司經銷體系的經濟合約、區域、目標與各項管理內容。
4. 促銷作業管理辦法：規定公司相關促銷活動時應注意事項。

(三) 人力資源管理類：

1. 工作規範：這部份是規範公司的各項僱傭條件，應參照勞動基準法來設立。
2. 薪資管理辦法：公司的薪資制度、內容及核薪與調薪等事項。
3. 績效考核辦法：建立公司員工的考核制度。
4. 訓練辦法：此項是規範公司的訓練制度與規定。

(四) 生產(商品)管理類：

在製造業稱生產管理類，在買賣服務業稱商品管理類。

1. 生管作業準則：規定生管作業應注意事項 。
2. 進出存管理辦法：此為規定公司的資材或成品之採購、進貨、出貨及庫存管理等須知。
3. 品質管理辦法：規範品管作業須知及應品檢或品管的重點。
4. 資材採購辦法：規定公司的資材採購須知。

(五) 財務會計管理類：

1. 會計作業準則：這是將公司的會計科目定義，作業制度等的規範。
2. 預算管理辦法：規定公司的預算編擬，執行管理與檢討之重點事項。
3. 零用金管理辦法：員工的零用金申請報支等規定。
4. 總分公司會計作業準則：這是在規範企業有總分公司建制時的各項作業相關規定。

(六) 研究發展管理類：

1. 研究開發作業準則：用以規定產品研究開發過程的各項作業須知。
2. 圖檔管理辦法：公司研發的各項圖檔之建立、彙總等。
3. BOM 管理辦法：研發結果的材料結構表的建立、修正等須知。
4. 試量產管理辦法：規範新產品的試產、檢討與量產之過程。

(七) 總務行政管理類：

1. 生財器具管理辦法：這是規定公司生財器具之申請、採購、驗收、建檔、分發及盤點、報廢、維修等的作業規定。
2. 總務用品管理辦法：規範各項總務用品如文具用品等。
3. 車輛管理辦法：規定工務車的使用，保養等。

(八) 資訊管理類：

1. 電腦設備管理辦法：公司電腦設備的須知列管。
2. 軟體程式管理辦法：公司員工提出各種系統軟體需求之採購撰寫等規定。

本文章內容取自聯聖企管顧問董事長陳宗賢老師著作新書【經營管理 EASY RUN】