每到新一年，企業通常會重新審視自己的研討會戰略，並尋求能更有效使用研討會行銷商機。

目前為止，企業舉辦研討會仍是能在選定對象面前發聲的最佳方法；面對著坐滿準客戶，更靠近商品／服務面談的一群人。若您目前正處於籌劃研討會預算的階段(或者想得知更好的修正方式)，相信以下這五種能增加研討會投資報酬率的方式，能提供您更進一步的幫助。

第一，和場地承租商對象談判
有些時後，活動中必要使用的物品其實帶有附加的價值待您去利用。比如拿著研討會活動的邀請來說好了，這個物件很有可能將活動帶起的正面形象轉移置該活動場地單位。來賓造訪活動留下良好印象的同時，也會對於環境產生好感。若這時候發送的邀請函上附註了場地Logo，或者標示周遭可能被搜尋的地點等等，都能創造出附加的價值。如此一來代動了邊際效應，影響那些可能從未考慮造訪附近店家的人群，產生消費或下定單，這些好處完全不花一毛廣告費。這就是對於談判有利的條件，對於場商溝通商品訂價、最低消費單位等等一些方便，或者甚至消費較小額的項目折抵都是有可能的。

不過，以安石本身舉辦研討會的經驗來說，我們也建議客戶可以選在淡季的月份舉辦活動，場地承租商如台大醫院會議中心通常會在淡季期間提供八五折左右的折扣，對於預算上也是不錯的選擇。

二.使用高品質的邀請名單
業界許多顧問發現到，本身會因為缺乏和某些類型客戶交涉的經驗而取消會面。而以B2B類型企業來說，行銷目標術量本來就不如B2C來的大/多；因此在策略上更求精準。

說到高品質的名單，那什麼不是這樣的名單呢？

拿購買來的名單來說，有多少的空號，多少已經離職的資訊大概要等聯絡完一輪才會知道。而自己經營的資料庫，也可能會出現舉辦了數場類似的活動，臨時報名的與會者資料未能統一完整的建入之外，行銷部門業務部門人員聯繫狀態不一，而接下來新一場的研討會又要開始邀請人了？這些名單的整理和更新，無形中都增加了成本，更不用說承辦單位的費時耗力了。

但若能夠和對盤的行銷公司合作，取得正確率高的行銷名單的情況下，您可以要求透過電子郵件等資訊篩選掉那些根本不會出席，甚至為了吃東西而來的那些賓客。另外，針對地域性能和對的潛在客戶群見面，這將會對與會者產生正向積極的影響，並且反應在最終投資回報率上，一年可能節省數千美元下來之外，還能專注在其它更值得關注的環節上。

三.撥打確認電話
有許多行銷公司提供了額外聯繫研討會報名者的加值服務，在研討會活動前再次撥打給有報名的人員。如此一來您和您的工作夥伴能節省許多繁雜的聯繫時間，專注在其他專業的服務上。我們發現在這樣的作業流程下，對於研討會轉換率（預設目標達成的機會）有正向的影響力。讓相關人員進行這樣的調用之下，能夠更快速的發展出良好的前景與關係。我們強烈建議您進行兩通的電話撥打：

第一通，大約在研討會活動前兩天，確認出席者的身分和人數。

第二通，在活動當天，做最後的出席確認，能讓場地安排有更好的配置。

如此一來，在研討會活動之前，您就已經累積兩次的對談經驗了。在活動時更別忘了面對面的招呼，歡迎他們的到來。您將會對於這樣更加愜意的溝通方式感到驚訝，因為安排會面的談話機會變得更加簡單了。現在會談機會的目標達成率增加了，順帶一提，如果會議前的接待就是一直以來與他們溝通的對象，那麼，就讓他們有一些互動的機會吧，當作是一種暖身，這讓整個會議過程能變得更輕鬆，更靠近想達成的溝通目標。

四.關懷電訪簡單又有效
在研討會企劃前置階段，通常會以全年度行銷策略一些特定的數字來進行評估。然而，許多人都太專注於數字遊戲，因而忽視了潛在的機會。比如說，一般經驗下可能一場研討會能夠有兩個成交，那麼幾場研討會就可以獲得多少的成交機會；但我們如果同時留意也許不是馬上有需求，但卻有潛力的對象，長久下來也能經營出一片市場。實質上可行的做法是，在活動會後兩天內撥打電話給那些沒有詢問服務的對象聊聊，因為這可能創造新的對談機會。有些時候也許需要再多一點點的時間，才能促成會面的機會，透過簡單的一通關懷電訪能開啟對話，帶來進一步會議的可能會是個不錯的方式。

有些專案負責人可能沒有多餘的時間逐一的撥打電話，那麼透過專業的電話撥打服務提供者，以您的名義有效率的撥打，繼可以有效利用資源，還能把握在最佳的期間預約好和客戶的會議，增加投資報酬率。

五.與潛在客戶溝通的機會
通常B2B類型的研討會人數多保持在30-50之間，確保有機會能溝聆聽不同對象的聲音。在活動過程中，不妨透過中場休息，或著研討會中的問答設計，引導有詢問意願的出席者，拋出問題和主辦單位溝通。這些，都是讓與會者強化對公司人員也好，服務／產品更深印象的方式。或者，有些企業安排在不同簡報之後，進行的共同討論時間，以主題探討的方式，再次呈現該主題相關概念，以不同的表達形態傳達給觀眾，也是不錯的選擇。資料參考

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