在以研討會來行銷新產品或公司,已經是稀鬆平常的事,但有許多的公司在花大錢辦研討會後,對於收集來的名單,或是研討會上交換過的名片,都是放在辦公室的資料夾裡,而不是將這些資料作最好的運用,導致越來越多經理人會覺得研討會的效果不彰,

在行銷預算有限的情況之下,便放棄舉行研討會,其實很多公司對如何舉辦研討會,並不清楚。

要辦一場高效益的研討會,專家們有這樣的建議:

連絡工具
雖然寄送電子郵件是相較成本較低的工具,但很多電子郵件,不是一開始,就被擋掉,要不就是從未被開啟,一般普通的郵件,也存在著同樣的問題,所以電話行銷是最有效率的工具,除了拒訪者外,可以很有效的做到研討會前後的連絡。

會前準備
開研討會,最重要的邀約名單的選擇,誰是這次的目標客戶群,還有主要貴賓席以及講師的邀請,跟確認出席人數。

邀約名單方面,要視研討會的目的來決定,如果是以增加公司的知名度為主,就可開辦一場大型的會議,表現公司在業界的優勢,讓更多人了解該公司,也是建立公司的品牌形象的好機會。

相較之下,如果是以開發為主,就應找出對公司產品或服務有需求的對象,以小型及有業務解說服務或需求的概念為主,針對這些潛在客戶去做邀約,建議可以製作客製化的邀請函,會更表示主辦單位的用心。

活動當日
在活動當天,也可準備名片掃描機,方便客戶留下聯絡方法,業務也可準備需求單,這有助於快速地了解顧客的需求,再過濾其顧客是否為目標客戶,也有便於會後,顧客資料管理的建立及管理。

活動之後

在活動結束之後,就要盡快的與客戶聯繫,首先是經由電子郵件或郵件,感謝客戶參加研討會,在顧客仍然記憶猶新時,你可以考慮用電訪來調查,顧客對於研討會的滿意度,關心客戶公司近況、建立好關係,對於有填需求表的顧客,根據其需要,準備適合客戶方案,並且要求拜訪客戶。

只要做到以上幾點,下次辦研討會必會更加成功。