舉辦面對面的研討會活動是絕佳與目標客戶互動的機會，當然，也是產生新業務來源的機會。但要鼓勵人們離開他們的工作崗位來參加活動越來越困難；在這種情況下如何管理整個籌劃過程和執行研討會邀約等等的過程將造就大成功或者空空如也現場的差別。以下為三項實用技巧，可以幫助您舉辦下一個成功的活動：
一.搞清楚活動的評估指標
首先，先從你的商業目標。如果我們假設事件是產生新的客戶的管道，那麼就必需先想想每個新客戶的可能平均毛利率值大約是多少？一旦你有了這個指標，再乘上你認為有多少新客戶；由此產生的金額數字，將會幫助你了解整場活動下來所需成本以及可能效益。換句話說，當你知道如果你很可能會產生的效益是二十萬，你可能不會想花25萬籌畫一場活動。
一旦有了預算，接下來就該考慮你的邀請程序，確保你有足夠多的人手來邀請能達成的目標數量與會窗口。因此，舉例來說，如果你想25人在活動現場，可能500或者甚至到5000筆的邀請足以帶來坐滿場地的出席數。因為，如果你的目標受眾數量在這樣的曝光管道下(不同特性的活動邀請對象將有差異)值偏低時，你可能需要考慮其他的選擇，如電話行銷，用電話邀請的方式，提高你活動出席的人數。
此外，請記住研討會活動可能存在相當高的放棄率(drop-out rate) 。所以，如果你與該窗口並無關係（例如，是以前的客戶），你可能會看到有多達50％的代表(或者更高比例)最後沒有出席；那麼，這就意味著你需要多達50人報名該場活動，以達成最後25位窗口出席活動。
二.讓對的人出席
在舉辦研討會活動時，常會有太過專住於出席人數的迷思；然而出席品質不該是在出席者數之後，畢竟活動場地坐滿了基層員工代表有那麼點不合理(但如果目標市場為基層人員，那就沒問題)。
對於許多企業來說，他們可能會期待有一個10人的經理人會議”而非25基層員工的研討會。但還要記住，如果同時有太多的出席者，就意謂著短暫的休息是不夠用的，有些人在離開活動場地前可能打招呼的機會都沒有。
三.讓內容說話
這一刻，如果你把自己轉換成潛在出席者的角度，那麼你將會發現：來賓要出席的話匆忙又麻煩、現場可能會是無聊的，感覺好像準備要被賣什麼東西。
沒錯，這些都是在邀請的時候會遇到的阻礙，所以絕對要在簡報的內容上有扳回一城的準備。我的建議呢，是給予、給予還是給予。竭盡你所能的去提供有用的內容，解決出席者的問題，給他們答案、給他們秘訣，還有立即可以施行的免費建議。因為事實是，這些出席者若是正確的對象，他們並不會因為覺得了解到很多的有用內容，轉而在會議後決定都自己來。而是，第一，理解到做這件是(該場研討會的主題)要達到好的效果，必須顧及到太多太多，要全部自己做時在有困難。第二，這些潛在客戶們將發現你真的是這方面的專家，會更放心的和你聊更多。
經過第四場的研討會＂行銷人注意，這樣做讓對的人坐滿讓活動會場＂，我們收到各方許多寶貴的建議，也因為反應熱烈，我們將決定追加一個場次，在九月底與更多企業分享B2B研討會邀約在實際執行上面的經驗分享，並且分享更多更多有用的內容給來賓。參考文章
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