Enspyre 自2002年成立,是台灣B2B電話行銷領導品牌。提供市場調查、研討會邀約、商機開發等服務,協助無數間大大小小的企業精準地找到目標企業客戶。我們同時為數百家中小型企業提供專業電話代接服務,讓企業不再錯失商機。

過去16年來我們一直都使用傳統手寫發票,然而這個方式不僅耗時成本也高,因此我們不斷地在尋找更好的解決方案。在長時間的資料蒐集與比較後,選擇最易上手且能快速導入的財政部電子發票整合平台,並於2018年9月正式導入無紙化的電子發票。

導入電子發票後我們大幅地縮減行政作業時間,客戶也能更有效率地取得發票。然而在推動的過程中面臨到不少挑戰,我們也時常被問到下述問題:

  • 電子發票非實體紙本發票,是否可以請款報帳?
  • 電子發票的前置作業、申請設定好像非常麻煩複雜?
  • 收到電子發票通知信不知該如何處理?
  • 面對電子發票e列印的成本轉嫁給買方營業人的疑慮?
  • 怕拿到假發票,如何分辨電子發票的真偽?

如您也有上述疑慮,歡迎繼續閱讀下去,我們很高興能分享導入電子發票的經驗,希望能幫助到更多企業朋友們,也期盼您會和我們一樣愛上電子發票。

臺灣電子發票的演化

政府於2000年開始推廣B2B電子發票,至今已近20年,第一代於2009年規劃試辦;第二代於2011年全面推動下快速成長;2017年起公營單位單據皆改開立無實體化e-invoice,截至2018年已導入近72億張電子發票,也相當於保住近7.2萬棵樹 (*政府計算一年生產80億張的紙本發票需要8萬棵樹)。

就財政部統計數據指出,截至2019年3月為止,已有33,657家B2B企業和60,412家B2C企業已開始使用電子發票,扣除掉重複之企業,我們得知目前率先使用電子發票的早期採用企業(early adopters)有87,292家企業,佔台灣所有企業的6.7%。

『群聚效應理論 (the theory of critical mass ) ─ 當網路效應規模達到10%,將帶來劇烈的群眾效應和社會成長。』

我們推估明年的此時,將會有更多企業跟進導入,e-invoice勢必會成為統一發票的主流。

統一發票的種類

依照開立方式和交易對象等狀況,使用之統一發票也不同,台灣的種類就有5種以上,下方為最常見的發票種類:

 

1. 三聯式統一發票(紙本)

手寫開立,專供營業人銷售貨物或勞物給有統編的營業人,第一聯為存根聯,(副聯), 第二聯 為扣抵聯,第三聯為收執聯。

三聯式統一發票

 

2. 二聯式統一發票(紙本)

手寫開立,專供營業人銷售貨物或勞物給無統編非營業人,第一聯為存根聯,第二聯為收執聯。

二聯式統一發票

 

3. 收銀機統一發票(紙本)

以收銀機開立統一發票時使用。

pos-invoice

 

4. 電子計算機統一發票(紙本)

以印表機列印出發票,因紙張體積大,政府已明令禁止申請,預計在2020年底前將全面停止使用。

v

何謂電子發票?

電子發票乃透過網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票,且須於限定時間內上傳財政部整合平台儲存之存根聯。

發票開立的交易對象分為個人(B2C)和公司(B2B),目前財政部電子發票整合服務平台僅適用B2B電子發票。

B2B電子發票的格式

透過財政部電子發票整合服務平台開立之B2B電子發票,確認完成開立後可下載電子發票證明聯的PDF檔案,共有3種格式提供營業人選擇:

 

格式一: 長5.7cm 寬9cm 有條碼和二維條碼 (即QR code)

提供行動應用時採集發票資訊的再利用及防偽用途,確保發票資訊難以竄,內含買賣雙方統一編號、品名、單價、金額、總計、課稅別、稅額及備註等發票資訊。

e-invoice

 

格式二:A5規格,長29.7cm 寬14.57cm

格式同三聯式發票,內含買賣雙方抬頭、統一編號、地址、品名、單價、金額、總計、課稅別、稅額及備註等發票資訊。

A5規格,長29.7cm 寬14.57cm

 

格式三:A4規格,長29.7cm 寬21cm

格式同電子計算機發票,適用於品項種類多樣的營業人。

A4規格,長29.7cm 寬21cm

電子發票導入方式

政府提供四種不同的解決方案,將視您公司的規模、交易的對象和系統開發的能力或是預算選擇最適的模式:

 

電子發票
導入方式
(1) 電子發票整合
服務平台
(2) 自建系統在
政府平台上傳
(3) 委外加值
中心
(4) ERP/ Turnkey
上傳
企業規模 微型-中小企業 微型-中小企業 中小企業-大型企業 大型企業
交易對象 B2B B2B B2B/B2C B2B/B2C
費用 免費 系統建置成本 依發票量收取月費或年費 ERP系統、政府平台串接成本
優點 無須建置系統

導入快速

資料導入快速

系統匯出資料容易

支援批次上傳至政府平台

導入成本低

24小時全天候服務

可整合內部系統

高隱私性,保障交易資訊安全

缺點 需逐筆開立和上傳

僅適用少量發票

不支援B2C發票(維持傳統手開二聯式發票)

需自行上傳和開立

不適用每月發票量超過1000張以上之營業人

不支援B2C發票(維持傳統手開二聯式發票)

需透過第三方加值中心上傳資料

隱私性較低

需要有完善資源和預算

時間和人力成本高

 

安石目前使用自行研發之會計系統,尚未能與財政部電子發票整合服務平台結合,發票仍需逐筆鍵入,我們正在規劃開發新功能將加速會計系統與電子發票平台間的檔案傳輸,像是支援多筆資料以CSV檔匯出,再同步上傳至財政部電子發票整合服務平台。

安石下一階段是開發自有發票系統,預計每月將節省8.3個工作時數。(我們透過財政部電子發票整合服務平台,每開立一筆電子發票到上傳完成僅需5分鐘,以每月開立100張發票計算,即為500分鐘,相當於約8.3小時)

目前很難驗證自行開發系統是否是最好的方式,或許未來會有功能更完善、更適合又好用的會計系統,能幫助我們達成連接到電子發票的這一段路。

財政部電子發票整合服務平台安全性

資訊安全是所有企業主最關切的,也是安石在評估不同電子發票開立平台時關鍵的考量之一。財政部在電子發票實施作業要點中,針對營業人或加值服務中心電子發票系統安全性之相關規範,確保資料安全之保障,和降低商業機密外洩疑慮。

 

如何簡易申請免費 B2B電子發票

看完上述介紹後,我們已經了解了什麼是電子發票以及使用的原因,接下來我們將介紹如何申請(一般申請時間約2-3週):

1) 準備工商憑證:在經濟部工商憑證管理中心申請(約7-14天)
申請網址: https://moeaca.nat.gov.tw/

工商憑證

2) 向國稅局申請電子發票字軌核准 (約3-7天完成,之後就無須定期買發票本)

a. 電子發票號碼字軌申請書
b. 使用電子發票承諾書
c. 電子發票開立系統自行檢測表 (採財政部平台開立可免附)
d. 電子發票證明聯採用感熱紙切結書(採財政部平台開立可免附)
e. 總機構代其他固定營業所申請電子發票字軌號碼明細總表(無分公司且採財政部Web開立可免附)
f. 委託加值服務中心事務委任書(採財政部平台開 立可免附)

3) 註冊平台帳號
申請網址: https://www.einvoice.nat.gov.tw/index

4) 登入憑證及設定基本資料

5) 平台下載發票字軌和號碼

5. 手開發票和e-invoice比較

首先我們先來比較不同手開發票和e-invoice在不同階段的工作內容,以及電子發票為賣方與買方營業人所帶來的效益為何:

 

項目 手開發票 電子發票 電子發票帶來之效益
發票號碼取得 需親自到指定機構購買發票本 營業人僅需在首次登入平台時取得發票號碼,之後政府會定期email自動配號 賣方(銷項)營業人
無須前往政府指定機構買發票,省時且降低成本,取得發票號碼快速
買方(進項)營業人
無影響
發票開立 紙本發票開立需經過手寫、蓋章、寄送等多項程序 直接在線上平台開立

可透過Email直接提供電子發票給買方營業人

可根據帳務流程需求,自行選擇是否印出電子發票

 

賣方(銷項)營業人
開立更快速、加速請款流程

電子化作業方便,無須列印、節能減碳又環保

買方(進項)營業人
可更快加速請款流程

降低人為發票毀損或遺失風險

發票資訊辨識與正確性 書寫字跡不易辨識

須謹慎書寫發票資訊(抬頭、統一編號、數字、大寫金額等)

一旦書寫錯誤,補蓋章不美觀,得作廢重新開立,浪費紙張

電子發票資訊清晰明瞭易辨識

開立時僅須輸入統一編號,系統將自動帶入公司資訊,僅需再次確認和核對金額

減少人工輸入或計算錯誤機率

賣方(銷項)營業人
可減少人為書寫上的錯誤發生

系統自動計算金額更精確

買方(進項)營業人
字體統一不潦草,免除書寫模糊無法辨識狀況
發票章 每張發票需蓋發票章,漏蓋即失效 免蓋發票章,即能產生e-invoice 賣方(銷項)營業人
發票開立快速
買方(進項)營業人
免擔心拿到無效發票
郵寄費用和即時性 發票送達不及時

緊急情況下即使能提供掃描檔,之後仍需提供紙本

有郵寄費用產生

需親自前往郵局寄送

 

開立發票資訊可直接在平台上查詢

電子發票可即時提供給買方營業人

無郵寄費用產生

遺失或退件狀況機率低

賣方(銷項)營業人
可即時發送電子發票

減少遺失或重寄的狀況產生

節省郵寄成本和開立時間

免擔心發票地址錯誤、無人收件或退件等風險

請款快速

買方(進項)營業人
可快速收取電子發票,即時確認發票資訊

無須等待發票郵寄時間

免除擔心無人收件的狀況

請款、報帳流程更有效率

發票作廢與折舊 發票作廢/折讓程序多,須等客戶寄回舊發票,再補寄新憑證 e-invoice作廢/折讓直接在平台作業即可 賣方(銷項)營業人
作業快速,省時、郵寄成本,更有效率
買方(進項)營業人
作業快速,省時、郵寄成本,更有效率
發票鍵檔整理與保存 已開立/未開立之發票紙本都要時間整理和保存空間

發票憑證規格大小不一,整理困難

高度仰賴人力整理和維護

舊發票紙本資料憑證查詢複雜且耗時

發票資料自動儲存於雲端電子平台

未使用完的發票號碼僅需於次期10號前上傳平台

可隨時快速查詢、下載發票開立資訊

方便核對、降低稽徵成本

賣方(銷項)營業人
大幅降低整理、保管、核對作業時間

減少維護人力工時

過往資料查詢與核對快速

節省實體倉儲空間和成本

買方(進項)營業人
大幅降低整理、保管、核對作業時間

減少人工建檔錯誤

過往資料查詢與核對快速

節省實體倉儲空間和成本

資料安全性保護 仰賴人力進行資料安全維護

需規劃空間存放紙本收據,擁有權限始可接觸

平台安全性高,資料外洩疑慮低

發票資料統一儲存於雲端平台

賣方(銷項)營業人
節省安全維護措施和成本
買方(進項)營業人
節省安全維護措施和成本

 

安石身為B2B公司,合約類型大多屬於長期,每月需開立約100張電子發票。在導入電子發票後,內部作業所需耗費的時間和成本,每月可節省下3346元和16.3個工作時數。

假如每小時的成本為300元,在導入電子發票後,一年可省下58,680元 ($3346*12)另外再加上40,152($300*16.3) ,換算下來一年可省下近10萬元。

手寫發票 vs. CSV檔整批上傳─ 可省7小時

不去郵局,省2小時

我們省下購買2本發票本共32元

不再需要郵資、信封、紙張,每月省下3000元

電子化作業,準備給會計師的資料時間減少4小時

時間:13小時/月
今年:$3032/月

不再需要找地方存放紙本發票

付款更快速

目前電子發票推動困境與現況 (經驗分享)

至今仍有許多企業,對傳統紙本發票持有高度依賴性。根據我們的經驗,若企業規模越大,請款流程越難改變。針對這類型的客戶,我們會尊重並沿用過去熟悉的請款方式,同時會加強溝通,期盼透過時間,未來會有更多企業也能體會電子發票的好處進而採用,有一天所有客戶都將在同一平台或系統上進行電子發票作業。

儘管安石已幾乎完成所有發票(銷項發票)的電子化導入工作,我們拿到的進項發票仍有部分是傳統發票,同時會計師事務所也須使用紙本方式處理政府報稅作業。原因為電子發票尚未普及,另外電子發票系統串接技術尚未成熟和社會認可度較低等因素,也是電子發票全面執行發展的阻力。

企業數位化為現代趨勢,若無法跟上改變,將更快遇到瓶頸。被動等待思維已落伍,正面積極應變、突顯差異並賦予正面價值,將讓我們的生活更美好。

如果您和安石一樣,同為勇於創新的中小型企業;每月發票開立張數不多,且主要交易對象為企業B2B;希望簡化發票作業流程;用最小成本快速導入電子發票,那麼申請財政部整合服務平台開立電子發票,會是您導入電子發票的第一步。

邀請您一起使用電子發票,讓我們一同為地球盡一份心力!