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委外服務的優點及好處

跨越多項企業的公司在所有的訓練上都有實行行政外包,事實上,在過去的5到8年間,行政外包從一個完全策略上的選擇發展到一個制度化的企業常規和戰略上的管理工具,但是要如何解釋在這麼短時間內的戲劇化轉變?

衡量委外正反面的影響





在決定要不要使用行政外包時,很多人會開始衡量如果是自己執行時的時間和花費還有你的理想收入,比方說,如果你決定要在家裡增添一個陽臺,你會有二個基本的選擇,你可以自己完成所有的工作:空間設計、購買材料、和建造;或者你可以聘請一個有經驗的承包商去替你處理所有的事情。

如果是第一種選擇,你的投資將會花費在材料以及許多你的時間上,特別是當你把陽臺工程安排進你緊促的時間表中,但是你要會花多少時間去完成這個工作呢?尤其當你完全沒有處理過類似的事情時,你可以有任何的品質保證嗎?如果你決定自己DIY,會有什麼樣近期和遠期的影響呢?對您的時間、經濟效益,會有什麼樣的影響呢?也許所需支付的費用,當然比你自行動手做來的高,但完成的時間將會縮短,而且對於工程的品質及專業度,相對使用委外服務,會帶給您一定品質上的保證。

專注於核心的事物,是非常重要的觀點!

以上的例子過於簡單嗎?事實不見得是如此,就像是許多公司在做委外的決定時,會有以下的問題:你主要的能力或是服務是什麼?你會花費最多的時間在什麼方面?如果附加另一個領域的職責要花費多少錢?這些都是很重要的問題。

能夠降低和控制經營上的成本是主要的目標,明智的經理人漸漸的去尋找委外的服務進而加強公司的集中力和核心的生產力,一個成功了解委外關係可以讓公司專注於他的員工和資源,進而更容易達成公司目標,在一些必須執行的任務上,它也可以使得這些公司接近一個委外紀律的最高才能:一個顧客公司不需要花費人力徵聘、面試、人事訓練、付出福利…等各項花費,或是努力去留住一個不是那麼從事這件事的人才,委外可以省去了員工、金錢和時間。

除此之外, 公司可以期望在委外後的服務品質提升,因為在簽委外合約時,他們可以決定特定的品質規格,合約可以當作是一個品格管理的系統,而這是公司還沒決定委外時不存在的優點及好處。

做一個正確的決定

當委外的好處漸漸變的清晰可見, 有時經理們最大的挑戰是有多少在委外功能上的經營上管理是他們可以放棄的,然而;如果他們一開始就有很明確的期望認知─ 委外可以提供一個比內部的解決方案更高品質的管理,如果能夠走出每天相同的操作模式,那麼管理得到的是一個比較完整的面貌,當委任外包時,有幾個問題需要考慮:

* 什麼是部門或是組織的主要目標?
* 他們是如何與組織的核心服務有關聯,如何提供支援和附加價值在其組織上?
* 當要支援目標時,什麼是主要的必經過程?
* 當您尋找委外公司時,您考慮到的是一個短期計劃或是一個長期過程?
* 在工作上,您需要些什麼樣的才能?如果需要一個特殊的技能和無法更改的截止日期,那麼行政外包是一個很好的選擇,它可以使一個公司去避免在招募人員、面試、和教育訓練上所需花費的時間和金錢一個行政外包的公司如何使工作成果改善呢?
* 什麼是這項功能花費在這個組織最多的地方?

從資訊科技(IT)到企業流程(Business Processes)

IT 是在第一階段就體認到委外重要程度。在最近幾年,企業流程管理 (Businese Process Management) 日益興盛,大的企業公司實際運作上真的從客服中心、電話行銷中心(call center)等皆進行委外作業,如在在菲律賓或印度建置的服務供應商中心獲益良多。這個趨勢大多是要歸咎於科技的開發和國際電話費的降低,這更代表了行政委外已漸漸的被大眾接受。

委外作業、不只是適合跨國公司

傳統來說,行政外包使大型的跨國公司受益,當他們需要外包給幾百甚至幾千個員工的客服中心。但是中小型的企業(SMEs)並沒有從行政委外上得到很大的益處,"Catch22”有提到:SMEs對於大型的委外公司來說太小了,而且很難去界定他們在內部設備、器材、員工和訓練上的投資有多少。這個現象從各方面阻止了中小型企業的成長。

但是現在有一個新的趨勢,一種專門為小型企業提供外包服務的委外公司正在成長。在科技的幫助下和對於幾百萬個中小型企業提供一個新的市場機會認知,這些公司提供了那些沒有大量資源的公司一些新的服務。

安石行動商務中心可以協助您開創事業

安石行動商務中心幫助你組織你的公司,我們的服務可以分為客服中心委外、業務行銷支援和訂單流程管理, 但是如果結合全部在一起,你可以得到一個非常大的效應─ 一個小型公司擁有所有國際化公司的實力,但只需要非常低的每月服務費!

好處及優勢有哪些?

對於那些尋找委外服務的公司來說,以下是一些相關的好處:

避免了服務上的投資和計畫

在達成服務的品質和傳輸的員工資源、資產,和系統計畫排除在外後,委外的公司可以提供一個有經驗的員工,系統,和相關資源使得一個公司成長的更快。

提高產品品牌的吸引力

在科技的市場來說,品管服務和支持度是購買時的一項重大準則,在透過有信譽的委外公司的優良服務下,一個客戶的品牌會大大的提升!

加速展開成長


因為一個委外服務的公司,可以提供具有經驗的專家、設備,和專業知識,可以使一個執行委外的公司服務品質提升,並且比他們選擇建立一個內部的部門成長的更快,更有效率!

總結

當競爭壓力,客戶和股東的期望越來越高時,委外服務的品質也會相對的提高。 許多現今已已有使用委外服務的公司正在尋找更多可以委外的空間,這個趨勢將會促進過度依賴於完整且結合的服務解決方式上,無論一個公司是否被時間和市場的速度激發前進,降低了基礎建設的投資,將使得服務和轉包商的管理更有效率,並且進階促使他們的組織成長及品牌價值。一個專業的委外公司可以幫助一個公司、一個事業體、無論是在內部層面或外部層面上,皆增加他們的資金營運、提高他們的客戶服務!


問題思考

John Cullen: “ 如果沒有委外服務,我的公司將無法生存超過一個月”。當我在思索時,我們常常作同樣的事情──當我們去一個餐廳用餐,把衣服送洗,付費請人幫忙洗車等委外作業,當然,我們可以自己做這些事情,但是有人可以做的更好,更快,更好效益或是更便宜,所以為什麼不試著去做一個企業上的行政委外呢?”

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